Как выбрать поставщика: 11 критериев

Как выбрать поставщика? На это рекомендуется заложить не один день, так как проанализировать предстоит много информации. Для заключения договора о сотрудничестве с контрагентом для своего же спокойствия изучают его как под лупой. Это убережет от возможных штрафов со стороны ФНС.

На что обратить внимание? Можно завести таблицу, внести в нее всех найденных поставщиков и расписать критерии выбора. Смотреть нужно на цену, объем отгрузки, условия поставки, гарантии, ассортимент, наличие сертификатов. Обязательно провести переговоры.

Типы поставщиков

Поставщик может быть крупным (это производитель товара или крупный оптовик) или мелким (это дистрибьютор или посредник между крупным поставщиком и розничным предприятием). Выбор поставщика товаров зависит от бюджета, который вы готовы выделить на закупку товаров.

• Производитель

Производители обычно предлагают самые выгодные цены, но они отгружают товар только крупными партиями, а продукцию некоторых можно купить только через посредников. Так что, даже если бюджет позволяет, не всегда можно купить товар напрямую у производителя.

• Посредник, или дистрибьютор

Эксклюзивные дистрибьюторы – это посредники, которые имеют особые права на продажу определенного товара. Например, только одна компания может продавать косметику Generik в России. Если вам нужен именно этот товар, вам придется приобретать его через дистрибьютора с наценкой. Такие дистрибьюторы контролируют рынок, что может повышать цены и создавать зависимость для покупателей.

Три схемы работы с поставщиками

Работу с поставщиками можно проводить в трех направлениях.

Закупка оптом

Закупка оптом – это приобретение товара в больших объемах для последующей продажи конечным потребителям или для использования в своем бизнесе.

Плюсы:

• Можно получить существенные скидки или специальные условия от поставщиков.
• Есть возможность отсрочки платежа.
• Постоянное наличие товара способствует своевременной доставке до розничного потребителя, что работает на имидж магазина.
• Продавец имеет возможность сам контролировать качество товара при отправке.

Минусы:

• Требуются значительные инвестиции в начале деятельности на закупку товара.
• Продавец сам обеспечивает сохранность товара, защиту от кражи, повреждений или уничтожений.
• Не всегда можно быстро продать всю закупленную партию, что может привести к излишкам товаров и финансовым потерям.

Дропшиппинг

Дропшиппинг – это модель бизнеса, в которой вы продаете товары через свой интернет-магазин, но сами не храните товары и не отправляете их. Когда покупатель размещает у вас заказ, вы пересылаете эту информацию поставщику или производителю, который напрямую отправляет товары клиенту. Если оплату принимает поставщик, тогда он вам выплачивает вознаграждение. Если вы сами берете оплату с покупателя, то деньги переводите поставщику, оставляя себе вознаграждение.

Плюсы:

• Нет необходимости в крупном складе, инвестициях в оборудование и товар.
• Вы покупаете товары только после того, как получите заказ от клиента, что снижает риск остаться с непроданным товаром.
• Вы можете легко расширить ассортимент, добавляя новые товары без необходимости их покупки и хранения.
• Можете работать из любой точки с доступом в Интернет.

Минусы:

• Вы полностью зависите от поставщиков по качеству и оперативности обработки заказов.
• Модель дропшиппинга легкодоступна, конкуренция в этой нише может быть высокой, и потребуются больше вложений в рекламу.

Депозит

Предположим, у вас есть магазин, вы заключили договор с поставщиком, хотите закупать у него товар, но пока не знаете, что именно. В качестве обеспечения того, что вы будете приобретать товар, вы переводите поставщику определенную сумму в качестве депозита. Когда вы получаете заказ от своего покупателя, берете у него оплату и передаете информацию о заказе поставщику. Поставщик списывает стоимость товара с вашего депозита и отправляет товар вашему покупателю.

Эта схема отличается от дропшиппинга тем, что поставщик не принимает участия в расчетах с покупателем и не платит вам вознаграждение.

Плюсы:

• Продавцу не нужно хранить у себя товары и отвечать за их сохранность.
• Оплата производится только за те товары, которые заказал и оплатил покупатель.
• Списание за товар идет с депозитного счета, даже если в этот момент нет денег на основном счете.
• Экономия средств на аренду склада и на большие партии товаров.

Минусы:

• Отрицательный момент – как и у дропшиппинга, продавец не может контролировать качество товара и время доставки.

При использовании схемы с депозитом возможен вариант: поставщик отправляет товар в магазин, а магазин – покупателю, но тогда сроки доставки товара увеличатся.

Где искать поставщика

Как правильно выбрать поставщика, с чего начать – важные вопросы для начинающих бизнесменов. Можно начать с поиска информации в следующих источниках:

• Личные рекомендации и отзывы от коллег, друзей или партнеров.
• Экспертные мнения и статьи в профильных изданиях, а также реклама в журналах и Интернете.
• Официальные веб-ресурсы компаний предоставляют информацию о своих продуктах, услугах, истории, контактах.
• Выставки и ярмарки предоставляют возможность увидеть продукцию компаний вживую, пообщаться с представителями компаний.
• Информация о продаже товаров и услуг на аукционах.
• Веб-сайты с отзывами и рейтингами компаний.
• Отчеты и исследования от независимых аналитических агентств.
• Открытые данные о компаниях от государственных органов.

Критерии выбора поставщика

Когда предпринимателю приходится выбирать из множества поставщиков продукции, это может быть непросто. Цель оптовиков часто заключается в том, чтобы убедить клиента сделать первый заказ, и иногда на переговорах они могут давать обещания, которые не собираются выполнять. К сожалению, нельзя быть уверенным в честности всех компаний.

Как выбрать лучшего поставщика и минимизировать риски? Существуют критерии выбора:

1. Цена играет важную роль, особенно при выборе поставщика. Часто крупные производители распределяют свою продукцию по качеству, поэтому низкая цена может быть объяснена наличием мелких недостатков.
2. Ограничение на минимальный объем заказа объясняется особенностями фасовки товара или логистическими расходами на одну доставку.
3. Для крупногабаритных и тяжелых товаров важно расстояние до складов поставщика, так как транспортные расходы могут значительно повлиять на конечную стоимость продукции.
4. Отсрочка платежа обычно не предоставляется в начале работы, но через определенное время сотрудничества постоянным клиентам предлагают особые условия оплаты.
5. Чем больше ассортимент товаров предлагает поставщик, тем больше возможностей для увеличения объема заказов, значит, можно будет потом рассчитывать на дополнительные скидки.
6. Наличие подтверждающих документов о качестве и происхождении товара. Продукция, которая соответствует всем требованиям законодательства, должна сопровождаться сертификатами, свидетельствами соответствия, гарантийными талонами и другими подобными документами.
7. Если поставщик не выполняет свои обязательства по качеству продукции при первой же сделке, стоит воздержаться от сотрудничества с таким поставщиком.
8. Важно уточнить, может ли поставщик обеспечить периодичность и стабильность поставок своим транспортом, так как наличие популярных товаров в магазине должно быть всегда.
9. Наличие гарантий и условий обмена и возврата товара, если товар не соответствует заявленному качеству.
10. Готовность заключить партнерский договор. Подписание договора позволит установить четкие обязательства и ответственность сторон за их невыполнение. Отказ поставщика от заключения такого документа должен вызвать беспокойство.
11. Доступность и отзывчивость менеджеров, оперативность обратной связи.

Данные о поставщиках можно систематизировать в таблице, сравнить по различным критериям и будет легче выбрать единственного поставщика, наиболее подходящего для ваших потребностей.

При анализе поставщиков и предлагаемых ими условий необходимо в первую очередь исходить из своих целей и задач:

• Увеличение прибыли компании – это не только предложение товаров по конкурентоспособным ценам, но и создание выгодных условий оплаты, таких как скидки при крупных заказах или гибкие варианты расчетов.
• Обеспечение устойчивости ассортимента предполагает постоянное наличие необходимых товаров и возможность поставки их в сроки и в нужном количестве.
• Надежные условия обмена или возврата бракованной продукции способствуют поддержанию доверия клиентов и укреплению их лояльности к вашему магазину.

Факторы риска при выборе поставщика

Рассмотрим некоторые тонкости работы вашего будущего или уже действующего поставщика, которые незаметны на первый взгляд, но могут вам доставить проблемы в определенных случаях.

Помимо потенциальных деловых партнеров, на поставщиков также обращают внимание различные контролирующие органы, такие как Федеральная налоговая служба (ФНС). ФНС периодически осуществляет проверки действующего бизнеса. В процессе таких мероприятий может выявиться, что ваш поставщик является ненадежным налогоплательщиком или, что еще хуже, фиктивной компанией.

Для полной инспекции компании налоговая служба может обратиться к вам для встречной проверки, чтобы подробно изучить ваши деловые связи с подозрительной фирмой. Вы получите письмо с требованием предоставить документы в течение пяти дней, за непредставление вам могут назначить штраф от 5000 до 10 000 рублей, а при повторном нарушении санкции могут увеличиться в несколько раз.

Такие ситуации грозят вам финансовыми потерями. Если ваша фирма является плательщиком НДС, то в случае признания вашего поставщика недобросовестным налогоплательщиком, сумма НДС, принятая ранее к зачету по договору с этим поставщиком, может быть оспорена. Также вы не сможете уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Суды в таких спорах обычно на стороне налоговиков, если вы не сможете безоговорочно доказать, что были достаточно осмотрительны при выборе поставщика. Кроме того, вас может ожидать серьезная выездная проверка.

Чтобы выбрать надежного поставщика, следует обратить внимание на следующие моменты:

• Молодой возраст компании. Проверьте дату регистрации потенциального партнера. Если компания только недавно зарегистрирована, это может быть плохим сигналом.
• Компания зарегистрирована по массовому адресу, то есть по этому адресу числится много других фирм, это может свидетельствовать о потенциальной сомнительной деятельности фирмы.
• Если документы подписывает не руководитель, а кто-то другой по доверенности, убедитесь, что такое право подписи было делегировано, и проверьте ее подлинность.
• Если руководитель компании является руководителем десятка других фирм, это говорит о возможной связи с теневыми операциями.
• Если ваш контрагент работает в убыток, чтобы понять это, важно ознакомиться с его финансовыми документами.
• Компания планирует вам оказывать услуги, которые не соответствуют зарегистрированному виду деятельности.
• Если компания участвует во множестве судебных процессов, это является сигналом о нестабильности или возможных проблемах в ее деятельности.
• Если в открытых источниках, таких как отраслевые сайты, сайты отзывов и социальные сети, существует множество негативных отзывов о компании, это может быть признаком проблем с ее работой или недостаточного качества предоставляемых услуг.

Особенности ведения переговоров с поставщиком

Условия работы с поставщиками должны быть ясно прописаны даже для мелких заказов, будь то специи или сладости для продуктового магазина. Заказывать крупные партии товаров лучше у больших компаний, которые имеют много положительных отзывов.

Если поставщик находится удаленно, переговоры можно провести в три этапа:

1. На первом этапе обсуждают условия: сколько стоит товар, когда его привезут и какое количество нужно заказать. Также договариваются, где и когда встретятся для подписания договора, интересуются, можно ли лично посмотреть товар до покупки.
2. Далее встречаются с представителем поставщика, чтобы окончательно обсудить условия сделки и посмотреть товар. Это важно, чтобы убедиться, что компания надежная и заинтересована в новых клиентах.
3. Подписание договора.

Переговоры не только помогают определить готовность поставщика идти на уступки, но и показывают его ответственность. Если контакт с ним сложен или он часто отменяет встречи, это может быть сигналом о необходимости минимизировать начальные заказы. Компания, ценящая переговоры и их своевременное проведение, скорее всего, будет надежным партнером и в дальнейшем.

После того как найдены поставщики, важно обеспечить эффективное с ними взаимодействие. Для контроля за своевременным пополнением запасов можно использовать программу для автоматизации учета товаров в магазине.

Часто задаваемые вопросы о выборе поставщика

Что является главным при выборе надежного поставщика?

Главное – это репутация среди клиентов, опыт работы и наличие сертификатов качества.

Как узнать, что поставщик не предлагает поддельные товары?

В процессе переговоров нужно удостовериться в наличии сертификатов на продукцию, проверить лицензии, а также ознакомиться с отзывами других покупателей.

Что влияет на цену товара?

Цена зависит от затрат на производство, транспортных расходов, налогов, конкуренции, сезонности, курса валют и прочих факторов.

Какие меры можно принять для защиты своих интересов при подписании договора с поставщиком?

Необходимо сначала проверить надежность и финансовую устойчивость поставщика, тщательно ознакомиться с условиями договора, понять, соответствуют ли они вашим целям. Для большей безопасности можно запросить залог или работать по агентскому договору, а не по договору поставки товара.

Если вас интересует, как выбрать поставщика услуг, то принцип работы не отличается от выбора поставщика товаров. Просто немного потрудитесь и следуйте вышеуказанным советам по выбору компаний для сотрудничества.